Survivre à l’hiver codé : étapes pour se préparer à une enquête réglementaire – Fin Tech

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Les régulateurs fédéraux et étatiques ont clairement indiqué qu’une nouvelle vague d’application de la loi arrive dans l’industrie de la cryptographie. La nuit tombe, et maintenant notre heure commence.

La Securities and Exchange Commission (“SEC”) a récemment ajouté 20 emplois supplémentaires Dans l’unité Crypto Assets and Cyber ​​​​Unit, la taille de l’unité a presque doublé, et des actions récentes, y compris la toute première affaire de délit d’initié contre un ancien employé d’échange de crypto-monnaie, prédisent une application plus stricte à suivre. La Commission de négociation des contrats à terme sur marchandises(« CFTC ») se concentre également sur Renforcer l’application.

Les sociétés de cryptographie et leurs fondateurs ont le droit de s’inquiéter de la SEC ou de toute autre enquête réglementaire. Les enquêtes sont lourdes, longues et coûteuses à défendre dans le meilleur des cas, et comportent également le risque de sanctions sévères ou même de renvoi à des poursuites pénales dans les pires circonstances.

Bien qu’il n’y ait pas de solution miracle pour empêcher une enquête réglementaire dans l’espace cryptographique, les projets peuvent prendre plusieurs mesures de manière proactive pour réduire les risques et les coûts d’une future enquête réglementaire.

Trois étapes pour se préparer à une enquête réglementaire

1. Anticiper une éventuelle révision des données publiques. Les régulateurs préciseront fréquemment les déclarations publiques et exigeront une base factuelle pour chaque déclaration. Si vous prévoyez une enquête réglementaire, identifiez les déclarations historiques que l’organisme de réglementation pourrait remettre en question et rassemblez des preuves factuelles contemporaines pour la déclaration lorsqu’elle est publiée. Lorsque vous faites de futures déclarations publiques – que ce soit sur un blog, dans un communiqué de presse, sur Twitter ou sur tout autre forum public – assurez-vous que toutes les informations factuelles contenues dans ces déclarations ont été soigneusement vérifiées. Chaque information doit être liée à une source spécifique ; Si la source d’une déclaration ne peut être localisée, il peut être judicieux de revoir la déclaration. Conservez le fichier de sauvegarde des preuves pour les déclarations publiques afin que, si une enquête devient nécessaire, vous puissiez être sûr que vos déclarations publiques sont entièrement étayées – et vous pouvez facilement fournir des documents pour le prouver. Non seulement c’est une bonne pratique commerciale, mais cela réduira considérablement le coût d’avoir un consultant externe essayant rétroactivement de déterminer le soutien de ce qui a été dit.

Tout aussi important, une entité doit indiquer clairement qui a le pouvoir de parler en son nom et quelles déclarations sont faites au nom de l’entité plutôt que des contributeurs individuels ou des membres de la communauté. Une politique d’entreprise appropriée et une formation à la bonne gestion des médias, en particulier avec les médias sociaux, peuvent atténuer les risques de données non autorisées qui créent des difficultés pour les entreprises.

2. Mise en œuvre de la politique de conservation des documents. La gestion des documents importants est essentielle au bon fonctionnement de toute entreprise. Mais cela ne signifie pas qu’il soit nécessaire, ou souhaitable, de toujours tout mémoriser. Surtout dans les entreprises qui se développent rapidement et connaissent un taux de roulement élevé, l’absence de politiques en place qui traitent correctement à la fois de la conservation et de la destruction des documents entraînera rapidement des téraoctets de données, sans que personne dans l’entreprise ne sache ce qu’il y a à l’intérieur. Au moment où vous recevez un rapport d’enquête, vous avez probablement le devoir de préserver les informations – ce qui, sans politiques appropriées, peut vous laisser avec une énorme quantité de données et vous ne vous sentez pas pertinent pour l’enquête. Le coût de l’embauche d’un avocat extérieur pour examiner tout cela peut être stupéfiant.

Même s’il n’est peut-être pas logique de tout sauvegarder, il est certainement pire de supprimer sélectivement et d’être soupçonné d’essayer de détruire des preuves d’actes répréhensibles. Des politiques claires aident à atténuer ces risques. Une politique de conservation des documents appropriée peut déterminer ce qui est conservé, ce qui ne l’est pas et pendant combien de temps. La politique doit être élaborée sous la direction d’un avocat pour s’assurer que toutes les exigences en vertu des règlements applicables sont respectées. De grandes parties de la politique de conservation et de suppression peuvent souvent être automatisées.

Lorsque la conservation et la destruction des documents sont gérées de manière réfléchie à l’avance, cela peut améliorer la gestion des données et réduire les coûts de toute enquête future, tout en vous protégeant des accusations de destruction inappropriée de preuves.

3. Créez un plan de match pour répondre à l’enquête. Les entreprises sont souvent informées d’une enquête lorsqu’elles reçoivent une citation à comparaître du gouvernement demandant une réponse dans un délai trop court. Pour ceux qui ne sont pas préparés, cela peut conduire à la panique et à la réaction dans une situation de crise. Il est bien préférable de penser aux possibilités et de faire un plan à l’avance, que vous pourrez facilement mettre en œuvre le jour où une citation à comparaître ou une autre demande arrivera.

La préparation d’un plan d’action pour répondre à une enquête réglementaire fait plus que réduire les coûts et simplifier les premiers jours de l’enquête. La capacité à répondre rapidement aux régulateurs peut grandement contribuer à accroître la crédibilité et à établir une coopération de bonne volonté, ce qui peut avoir un impact tangible sur la vision que le régulateur a de l’entreprise, et donc sur le résultat objectif de l’enquête réglementaire.

Voici quelques-uns des principaux composants :

  • Nomination des membres de l’équipe interne et des propriétaires de processus. Décidez à l’avance qui sera chargé de gérer la réponse de l’entreprise à une demande réglementaire. Pour une petite entreprise, il peut s’agir d’une seule personne. Les grandes organisations peuvent avoir besoin d’un point de contact unique dans chaque département ou fonction concerné (RH, informatique, etc.) pour les aider. Déterminez quels membres de l’équipe interne sont responsables de quel processus et assurez-vous que chacun est bien informé et prêt à assumer ses responsabilités. Qui traitera avec un avocat extérieur? Qui communiquera avec les employés? Qui collectera les documents ? Qui est responsable des données publiques ? Qui tiendra les parties prenantes informées ? Planifier chaque étape requise dans le processus d’enquête et désigner le responsable du processus permet d’économiser du temps et de la confusion et se traduira par un processus plus simple et plus efficace.
  • Planifier les procédures de collecte de documents. Vous aurez presque certainement besoin de collecter et de produire une variété de documents. Cela comprendra les e-mails, les autres services de messagerie et les documents internes de l’entreprise. Déterminez qui sera responsable de cet effort et assurez-vous qu’il connaît les systèmes utilisés, quels documents sont conservés et comment ils sont collectés. Si vous recevez une citation à comparaître, vous pouvez également avoir l’obligation de conserver les documents. Vous pouvez préparer à l’avance un exemple d’avis d’archivage de documents, rédigé avec l’aide d’un consultant externe, prêt à être mis à jour et distribué au personnel concerné pour assurer la bonne conservation des documents. La collecte de documents est un fardeau important, mais la prise de ces mesures réduira ce fardeau et augmentera la réactivité.
  • Sélection d’un conseiller externe. Avant de recevoir toute communication des régulateurs, considérez qui agira en tant que consultant externe aidant à la réponse aux régulateurs. Non seulement cela réduira le temps nécessaire pour retenir les services d’un consultant externe dans les premières étapes d’une enquête, mais cela peut également être l’occasion de vous assurer que vous conservez une personne familière avec votre travail, réduisant ainsi le temps consacré à l’enquête elle-même. Des avocats externes peuvent également aider à élaborer un plan de match pour répondre à l’enquête.

pensées finales

La fortune sourit aux volontaires. Prévoyez dès maintenant de réduire considérablement les risques et les dépenses futures pour répondre à une enquête réglementaire. Les étapes ci-dessus ne sont que quelques exemples. Un conseiller expérimenté peut vous aider à mettre en œuvre ces étapes et à en identifier d’autres qui sont correctement conçues pour protéger votre entreprise, cette nuit et toutes les nuits suivantes.

Le contenu de cet article est destiné à fournir un guide général sur le sujet. Il est recommandé de prendre l’avis de spécialistes dans de telles circonstances.

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